BAG, Urteil vom 19. Juli 2012; 2 AZR 782/11
Hat der Arbeitgeber eine formal und inhaltlich zutreffende Abmahnung erteilt, wird diese in die Personalakte aufgenommen. Häufig stellt sich dann die Frage, wie lange die Abmahnung in der Personalakte verbleiben und für eventuelle spätere (Kündigungs-)Entscheidungen des Arbeitgebers Wirkung entfalten darf.
Nicht selten erheben Arbeitnehmer Klage auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte. Dies ist zwar rechtlich zulässig, taktisch aber in den meisten Fällen ein erheblicher Fehler.
Es gibt keine festen Fristen, wie lange der Arbeitgeber aus einer Abmahnung noch Schlüsse ziehen darf. Zwar ist anerkannt, dass nach Ablauf einer gewissen Zeit eine Abmahnung dann ihre Wirkung verliert, wenn der Arbeitnehmer sich über einen längeren Zeitraum einwandfrei verhalten hat. Hier ist es so wie mit den „Punkten in Flensburg“ (Verkehrszentralregister): Es spielt eine erhebliche Rolle, ob weitere Vorwürfe hinzukommen oder der Arbeitnehmer sich absolut einwandfrei verhält. In ersterem Fall kann eine Abmahnung wesentlich länger in der Personalakte verbleiben als bei Wohlverhalten des Arbeitnehmers.
In dem hier entschiedenen Fall hatte eine Arbeitnehmerin eine (zutreffende) Abmahnung dafür erhalten, dass Sie das ihr übergebene Kassenbuch über Einnahmen und Ausgaben „verschlampt“ und dafür eine von ihr selbst erstellte „Zweitfassung“ des Kassenbuchs geführt hatte. Eine ordnungsgemäße Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben war auf diese Weise für den Arbeitgeber nicht mehr möglich.
Nach Ablauf von ca. zwei Jahren beantragte die Arbeitnehmerin beim Arbeitgeber vergeblich die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte und hatte anschließend geklagt. In den ersten zwei Instanzen hatte die Arbeitnehmerin noch obsiegt, da jeweils festgestellt wurde, dass nach Ablauf von mehr als zwei Jahren mit weiterem einwandfreien Verhalten der in der Abmahnung enthaltene Vorwurf zeitlich soweit in Hintergrund getreten sei, dass der Arbeitgeber hieraus keine Maßnahmen mehr ableiten könne. Daher hatten die ersten beiden Instanzen den Arbeitgeber zur Entfernung der Abmahnung verurteilt. Nicht so das Bundesarbeitsgericht:
Dieses hat erstmals in dieser Deutlichkeit zu Sinn und Zweck einer Abmahnung Stellung genommen. Danach erfüllt die Abmahnung nicht, wie bisher weitgehend angenommen, eine Warnfunktion für den Arbeitnehmer, sondern darüber hinaus auch eine Rüge und insbesondere Dokumentationsfunktion. Es gäbe, so das BAG, Fälle, in denen der Arbeitgeber das Interesse habe, über die Abmahnung bestimmte Vorgänge weiterhin in der Personalakte zu dokumentieren. Dieses Interesse kann über einen wesentlich längeren Zeitraum bestehen, als die Warnfunktion wirkt.
Ein Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung, die der Arbeitgeber ursprünglich zu Recht erteilt hatte, ist daher nur dann zu bejahen, wenn einerseits die Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat und andererseits der Arbeitgeber kein sonstiges Interesse mehr an der Dokumentation dieser Pflichtverletzung hat.
Wann dieses Interesse des Arbeitgebers in der Dokumentation des Fehlverhaltens nicht mehr besteht, könne ebenso wenig wie die Dauer der Warnfunktion von vorne herein für alle Fälle festgelegt werden. Vielmehr kommt es auch hier auf die Schwere des gerügten Fehlverhaltens, eventuelle Außenwirkung oder sonstige individuelle Aspekte an.
Will ein Arbeitgeber also eine Abmahnung noch für eine gewisse Zeit in der Personalakte verwahren, muss er sich in Zukunft nicht mehr alleine auf die Warnfunktion der Abmahnung stützen, sondern kann (und muss) daneben auch ein eigenständiges Dokumentationsinteresse an dem abgemahnten Vorgang darlegen.
